Преимущества работы через кадровое агентство
Во многих компаниях, даже крупных и известных, руководители не имеют возможности уделять должного внимания кадровому делопроизводству или, проще говоря, ведению документации по персоналу. Оно и понятно, руководитель не может скрупулезно контролировать оформление актов, больничных листов, личных дел, табелей и всего, что касается кадрового учета, - у него есть более приоритетные задачи и насущные проблемы. В то же время, визиты Трудовой инспекции, которые бывают как плановыми (1 раз в 2 года), так и внеплановыми, никто не отменял и отменять не станет. И если в случае плановой проверки предупреждают заранее и можно подготовиться, то внеплановые посещения инспекторов обычно застают врасплох.
Кому доверить своих сотрудников?
Маленькие компании, только-только встающие на ноги, обычно не могут себе позволить кадровика или кадровое агентство. В подобных обстоятельствах можно самостоятельно организовать ведение кадрового учета, начиная с создания трудовых договоров сотрудников. Это лишь один документ, регулирующий правоотношения между сотрудником и работодателем, который позволит HR-менеджеру в будущем восстановить кадровый учет.
Можно возложить кадровое делопроизводство на плечи одного из бухгалтеров. Но как показывает практика, кадровый учет как таковой тут не ведется: расчет зарплаты, хранение трудовых книжек и бухгалтерская отчетность по кадрам - это все, что можно ожидать.
Прием-увольнение сотрудников, оформление приказов и поиск персонала допустимо поручить офис-менеджеру.
Однако в 98% случаев при капитальной проверке аудиторами кадровое делопроизводство предприятия в данных обстоятельствах ведется крайне поверхностно и без соблюдения установленных норм. Отсутствие квалификации специалиста приводит к грубым нарушениям.
Разумнее всего нанять опытного менеджера по персоналу. Специалист по кадровому делопроизводству получает минимум 15 тыс. руб. в месяц (и это независимо от того найдет ли он новых людей для компании за этот месяц или нет). Норма подобных менеджеров на компанию составляет в среднем не более 1 на 50-70 человек. При этом он один отвечает за все направления HR-деятельности. Загруженность специалиста не дает полноценно заниматься документацией, ведь основное время уходит на подбор персонала, разработку инструкций, систем мотивации и прочее. Оформление документации откладывается "на потом"...
Чем Вы рискуете...
При всем при этом, любая компания, пусть даже самая небольшая, несет заметные для своего бюджета финансовые риски. Неправильная организация кадрового делопроизводства (а то и вовсе его отсутствие) влечет административную ответственность. Для примера, штраф за неправильное оформление сотрудников составляет от 50 тысяч рублей.
Инспектора Пенсионного фонда имеют полное право затребовать любые документы кадрового учета и в случае непредоставления, счесть это как желание скрыть свои доходы, а за отказ в предоставлении документов взимается штраф в размере 5000 рублей (ст.127 НК РФ).
Налоговые службы также не остаются в сторонке: отсутствие кадровых документов (трудовых договоров, штатного расписания, приказов о премировании и т. п.) дает основание полагать, что компания хочет занизить налоговые выплаты. А это влечет за собой штрафные санкции и пристальное внимание к компании со стороны фискальных органов.
Другие публикации